通販システム・ソフト開発の通販番長:通販の督促状の上手な出し方

通販システム、通販番長のサイトです。最終更新日: 2010-08-12

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通販の督促状の上手な出し方

代金回収までを行って、初めて通販が一通り完成します。いくら売上が良くても入金がなければ始まりません。最終的に債権回収会社にお願いしても良いとは思いますが、その前に自社で出来ることは極力自社で行いましょう。

未回収金額の目標は売上の0.5%です。

0.5%というと難しいと思うかもしれませんが、通信販売会社にとっては特に難しくありません。その極意をご紹介します。

第一回目の督促状ですが、通常、回収期間(各企業によって違います)の1週間後に出します。回収期間ギリギリに払った人に督促状を出さないためです。

白の紙に普通の言葉で、代金のお支払いを催促します。行き違いの場合の断りも入れてくださいね。

二回目の督促状です。やはり督促期間の1週間後に出しましょう。理由は同じです。

今度は、黄色い紙に少し強めの言葉で、代金のお支払いを催促します。

三回目です。普通最後の督促状になります。督促状を送るタイミングは変わりません。

ここでは、赤い紙にかなり強めの言葉で催促してください。法的に訴えるもしくは、債権回収会社に譲渡する旨を記入してもかまいません。(書いたほうが回収率は上がります)

この、紙の色を変えるだけで断然回収率が上がってきます。色紙もアスクルなどで売っていますので、明日からでもすぐ出来ます。

すぐに効果が出ますので、実践していない通販企業の方はすぐにでも試してください。

少し工夫が必要なのが、定期コースの場合です。

単品購入なら、次の出荷がないので上記のフローで問題はないのですが、定期コースの場合、上記のフローでは2回目の出荷がとまってしまいます。

代金を払っていないのですから、止めても良いと思います。しかし、本当に忘れているだけなら届けたほうが良いですよね!これから上顧客になる方ですから。

私は、定期コースは二回目まで出荷することを薦めています。そして、督促状を商品発送から40~45日後に発送します。二回目の定期商品は出荷されますが、一回は顧客を信用するということです。しかし、二回目以降の督促状は変わりません。

督促のサイクルは週単位で行うと、督促状を出すコンタクトセンターの運営がしやすいです。

また、立上期は督促までなかなか手が回りませんが、督促を出す人も少ないので、後回しでも構いません。督促は、単に仕組みだけの問題です。ルーティンの作業になれば全く問題はありませんから心配しなくても大丈夫です。


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